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A la hora de hacer una reunión de trabajo hay que tener en cuenta una gran cantidad de aspectos. De lo contrario, pueden resultar una pérdida de tiempo para ambas partes. Hoy, te contamos cómo hacer una reunión de trabajo exitosa.

¿Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas?

A continuación, te indicamos las principales claves para lograr que una reunión de trabajo sea efectiva. ¿Qué es lo más básico que tiene que tener una reunión? 

  1. Informa con antelación y claridad. Todo el mundo debe estar al tanto de su celebración, tanto de su fecha como de su localización.
  2. Exige puntualidad. Evidentemente, que los asistentes estén a su hora en el lugar correcto es fundamental. Sino, podemos llegar a correr el riesgo de que la reunión se alargue innecesariamente. 
  3. Ten una agenda con los puntos a tratar. Te recomendamos que tengas apuntados los temas que quieras tratar. A lo largo de la reunión, intenta mantenerla acotada sobre estos puntos. Si crees que es importante que los demás añadan algo fuera de lo agendado, añade un punto al final para ello.
  4. Que haya comida y bebida. Hará que el entorno sea más amistoso y relajado. Unas piezas de fruta, bollería recién horneada, zumos de fruta natural… ¡El toque perfecto!
  5. Crea un ambiente cómodo. Es importante que el ambiente sea agradable. Para nada significa que haya ausencia de jerarquías. Es importante que las haya, pero, al mismo tiempo, que todo el mundo esté cómodo como para poder hablar tranquilamente y sin presiones.

¿Cómo preparar una reunión de trabajo exitosa?

En todos los aspectos que se van a comentar a continuación, será importante tener en cuenta el tipo de reunión que se va a llevar a cabo. Esta influirá en las decisiones que se tomen de los siguientes aspectos.

  • ¿Qué decir? Informar de forma clara y concisa del tema de la reunión a los asistentes es el punto clave. Plantear el tipo de reunión y mencionar los problemas por los cuales se ha realizado la reunión, así como qué es lo que se espera de los asistentes, será lo que deberás plantear al inicio de esta.
  • ¿Cómo vestir? La comunicación no verbal es muy importante. No hay una única regla de etiqueta para las reuniones de trabajo. Lo que sí se debe tener en cuenta es la posibilidad de que la reunión se alargue más de la cuenta. En este caso, optar por ropa cómoda será una de las mejores opciones. Eso sí, que cuente con un estilo más o menos formal, sin renunciar a la elegancia.
  • ¿Dónde sentarse? En general, la mayoría de las veces, tienes dos opciones a la hora de elegir dónde sentarte. O bien te sientas en el extremo de la mesa, liderándola, o a lo largo de ella, entre los asistentes, para dar sensación de cercanía. Elegir una opción u otra dependerá de lo que quieras transmitir y el objetivo que tengas en la reunión.

como hacer una reunion de trabajo¿Cómo hacer reuniones de trabajo más productivas?

  1. Imprime la información en un documento. Te aconsejamos que todo aquello que quieras tratar lo imprimas y lo puedas repartir entre los asistentes. Así, ellos lo leerán al principio y todo el mundo conocerá qué es aquello que se va a tratar.
  2. Insta a escribir lo que se quiere decir. Reparte cuadernos y bolígrafos para que los asistentes escriban lo que desean comentar, ya sea al principio o a lo largo de la reunión. Esto permite que las ideas estén más claras y sean más concisas, evitando discursos que posiblemente sean innecesarios.
  3. Incentiva la participación. Durante las reuniones de trabajo es muy frecuente que ciertas personas vayan ganando protagonismo y participen más. Es importante que lo hagan, pero tu trabajo como moderador de la reunión consiste en que los menos participativos también aporten. Si se encuentran menos participativos no quiere decir que no tengan buenas ideas. ¡Al contrario! Por lo que ayudarles a expresarlas puede ser una buena opción.
  4. Evita la formación de bandos. También es posible que a lo largo de la reunión se generen “bandos”. Es fundamental que evites que esto ocurra, porque rápidamente puede escalar hasta un punto en el que la comunicación y a toma de decisiones sea imposible.

Hacer una reunión de trabajo no es algo que se deba planificar a la ligera. Requiere organización y seguir unas pautas. De lo contrario, el resultado no será tal y como nos gustaría. Esperamos que estas claves acerca de cómo hacer una reunión de trabajo te puedan servir para conseguir mejores resultados en tus próximas reuniones.

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